Gestión avanzada de documentos a través de iusUp
En un despacho de abogados, la capacidad para llevar a cabo una gestión avanzada de los documentos puede marcar una seria diferencia. Con iusUp, nuestra solución integral para el sector legal, puedes hacerlo de forma ágil, segura y sencilla. En este post te recordaremos qué pasos son los que debes seguir para conseguirlo.
Si deseas multiplicar la seguridad de tu documentación, lo más aconsejable es establecer una diferencia entre el fondo interno y aquel que puedes compartir con tus clientes. Así, puedes elegir exactamente qué es lo que quieres realmente que sea accesible y qué prefieres que esté aislado. En este caso, el uso de una intranet, en la que se almacena toda la documentación del despacho, y una extranet, a través de la cual se lleva a cabo la compartición con terceros, es la vía de acción que debes seguir. Bajo estas líneas puedes ver un gráfico explicativo acerca de este sistema.
La intranet, en este caso, está aislada del exterior, mientras que la extranet sí resulta accesible para terceros. Tú decides qué documentos internos forman parte del fondo de esta extranet y, también, qué permisos tendrán los que accedan a ellos. O, dicho de otra manera, si la persona que acceda a un documento podrá editarlo o si, en cambio, únicamente podrá leer el documento. Además, esta extranet es también la vía a través de la cual tanto clientes como colaboradores pueden aportarte la documentación que consideren pertinente. De tal manera que, una vez la hayas revisado, podrás decidir si la incorporas o no al fondo documental que manejas en tu intranet.
Aunque es posible establecer permisos para documentos concretos, lo más aconsejable, normalmente, es utilizar carpetas. Así, gracias al hecho de que los permisos afecten a todos los documentos dentro de una misma carpeta, evitamos posibles errores o descuidos.
Pasos para aprovechar la gestión avanzada de documentos con la extranet de iusUp
Nuestra solución integral para abogados permite gestionar la documentación desde dos vías: la ficha del Cliente y la ficha del Expediente. En ambos casos, la extranet debe estar convenientemente habilitada. Para ello, debes comprobar el estado del check «Habilitar Extranet» y, en caso de que no este activo, desplazarlo para que aparezca la opción «Sí». Bajo estas líneas puedes ver dónde se encuentra esta opción tanto en la ficha del Cliente como del Expediente.
Una vez has habilitado convenientemente la extranet de iusUpen la ficha desde la que quieres llevar a cabo la compartición de documentos, los pasos a seguir son los mismos tanto si lo haces desde Cliente como desde Expediente. En primer lugar, una vez se haya activado la extranet, se generará un enlace en el que se mostrará la ubicación en la que se guardarán los archivos en SharePoint. Y, además, el propio sistema te indicará cuál es la ruta completa para que puedas acceder a esa carpeta. Acto seguido, ya podremos subir el archivo que deseemos compartir con terceros.
Con el archivo convenientemente subido a esta carpeta, simplemente tendremos que clicar en la opción «Compartir». A continuación, el sistema abrirá un diálogo, en el que tendremos que introducir el correo de la persona a la que vamos a enviarle el archivo y definir los correspondientes permisos. Una vez hecho esto, podremos agregar un breve mensaje y decidir si vamos a enviarlo automáticamente por correo electrónico a través del sistema o si, por el contrario, preferimos copiar el enlace y compartirlo por otras vías (correo personalizado, Teams, WhatsApp, etc.).
La opción más aconsejable, desde nuestro punto de vista, es copiar el vínculo. Incluso en el caso de que vayas a enviar el enlace de compartición a través de un correo electrónico. De esta manera, podrás personalizar mejor el envío. Y asegurarte así, además, de que la persona que reciba el enlace tenga claro en todo momento de qué se trata.
Tanto si usas el envío automático como otra vía personalizada, el sistema le pedirá al destinatario que aplique un factor de doble autenticación. Sólo así podrá acceder efectivamente al documento compartido con los permisos que le condecimos de antemano. Simplemente, tendrá que usar el código recibido en el correo electrónico que determinamos el iniciar el envío.
Bajo estas líneas puedes ver un vídeo explicativo con todos los pasos que te hemos comentado a través de los párrafos anteriores.
Maximiza el control de los plazos con la Calculadora de Términos
En este post te hemos explicado cómo puedes llevar a cabo una gestión avanzada de documentos por medio de la extranet que incluye iusUp. Esta, no obstante, es únicamente una de las muchas ventajas que ofrece nuestra solución integral para despachos de abogados. El hecho de estar basada en tecnologías Microsoft, por ejemplo, le permite integrarse de manera nativa con aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel o PowerPoint o Teams. Incluso, cuentas con complementos específicos tanto para Office como para Outlook que te permiten aprovechar toda la potencia de nuestro software sin tener que ir saltando de una aplicación a otra.
Además, si quieres contar con un mejor control de los plazos para llevar a cabo una acción determinada o presentar unos papeles en un juzgado, cuentas también con una funcionalidad específica para ayudarte en ese sentido. Con la Calculadora de Términos que incluye iusUp puedes calcular el plazo límite para una determinada acción estableciendo los días hábiles. Y, también, si deseas tener en cuenta o no tanto los festivos como el mes de agosto. El sistema, por otro lado, tiene en cuenta la inhabilidad procesal del periodo navideño y te permite calcular el plazo de forma directa, accediendo a la propia calculadora, o a la hora de crear una tarea. Siempre, con la posibilidad de acceder a un listado con todos los plazos que hayas calculado a través de esta funcionalidad.
Si quieres comprobar por ti mismo hasta qué punto iusUp puede mejorar tu día a día, pídenos una demo personalizada. Sin compromiso. No esperes más y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar tu despacho de abogados.
