La integración de Verifactu en iusUp te ahorra tiempo y problemas

La integración de Verifactu en iusUp te ayuda a ahorrar tiempo y problemas. El sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Tributaria española en la aplicación de la normativa para combatir el fraude fiscal será de obligatorio cumplimiento en 2026. Y en este post te explicaremos sus detalles más importantes.

A partir de enero de 2026, en el caso de las empresas, y de julio de ese mismo año, en el caso de los autónomos, la adecuación al sistema Verifactu será obligatoria. Y, aunque la propia Agencia Tributaria ha puesto a su disposición una herramienta gratuita en su propia web para que puedan cumplir con dicha obligación, desde un punto de vista comparativo, la integración de este sistema con iusUp ofrece muchas ventajas.

Inicialmente, la herramienta alojada en la web de la Agencia Tributaria estaba pensada para empresas y autónomos que emitan un número bajo de facturas. Incluso, estaba previsto establecer un límite anual. Aunque, finalmente, dicha limitación ha sido finalmente descartada, lo cierto es que esta herramienta web no acaba de ser muy amigable para el usuario. Sobre todo, porque todos los datos correspondientes a las facturas deben ser cumplimentados de manera manual. Algo que, en este caso, supone invertir más tiempo y arriesgarse a posibles errores si lo comparamos con el sistema automatizado que incluye iusUp, nuestro software integral para abogados.

En los próximos párrafos vamos a explicarte qué pasos debes seguir para aprovechar la integración de Verifactu en nuestro software para abogados de manera eficiente. Así, podrás asegurarte en todo momento de cumplir con la normativa y focalizarte en aquello que más reclame tu atención en cada momento.

Cómo puedo aprovechar la integración de Verifactu en iusUp: tareas iniciales

Para aprovechar la integración de Verifactu en iusUp, en primer lugar, debes disponer de un certificado emitido por un prestador que esté en la lista de emisores de confianza elaborada por la Unión Europea. Como, por ejemplo, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Y, a continuación, configurar adecuadamente el software para que automatice la emisión de las facturas de acuerdo con la normativa.

Para empezar, hay que acceder a la configuración general de iusUp. Allí encontrarás una pestaña denominada «Verifactu». Tras acceder a ella, en su primera sección, hay que indicar los datos básicos, con los que facilitaremos la identificación de nuestro sistema ante la Agencia Tributaria.

A continuación, debemos establecer las posibles excepciones en la facturación. Por defecto, estas opciones tienen seleccionada la opción «No», para garantizar en todo momento el cumplimiento legal. En este caso, que la fecha de emisión de la factura coincida con la fecha de envío y aplicar una numeración siempre secuencial. Aunque es posible modificar ambas opciones, dicha modificación debe llevarse a cabo bajo la responsabilidad del emisor de la factura.

Seguidamente, debemos definir los datos predeterminados para la facturación de acuerdo con las necesidades del despacho:

• La serie de facturación por defecto.
• La clave del regimen de IVA por defecto.
• La clave del régimen de IGIC por defecto.
• Y, finalmente, la calificación por defecto de la operación o la causa de exención. Una u otra opción son obligatorias, pero un campo excluye al otro.

Configuración de las series de facturas y del certificado

El siguiente paso que debemos seguir es configurar las series de facturas que vamos a utilizar. Estas permiten identificar al emisor e incluyen datos obligatorios como el NIF del mismo, la razón social y si pertenece o no a las Islas Canarias. El sistema nos permite configurar múltiples series para un mismo emisor, de tal manera que podemos organizar la facturación de acuerdo con los criterios que cada despacho considere conveniente. Y, por otro lado, cada serie asigna el numero definitivo de la factura en cuanto procedemos a emitirla. De esta manera, garantizamos tanto la trazabilidad como su orden cronológico.

Configurar un certificado electrónico válido, por su parte, resulta imprescindible para que despacho pueda enviar facturas electrónicas a Verifactu. Su cometido es garantizar la autenticidad y la seguridad de las comunicaciones con la Agencia Tributaria. Este certificado debe estar a nombre de la empresa que va a emitir las facturas, lo que se conoce como obligado tributario, o bien de un representante debidabemente autorizado. Una vez importado, en formato .pfx, e introducida su correspondiente contraseña, el sistema guardará de manera automática su fecha de expiración, para que nos resulte más fácil tanto su gestión como su correspondiente renovación.

Todas estas tareas iniciales, desde la configuración del software y la generación de las series de facturas hasta la agregación del correspondiente certificado, son las que nos evitarán tener que llevar a cabo un buen número de tareas manuales para hacer el envío a Verifactu. Gracias a la configuración inicial y a las herencias de datos en la ficha del cliente, el catálogo de servicios, las series de facturas y los contratos de iusUp, la factura estará lista para ser enviada. Conviene, eso sí, además, repasar las entidades Cliente y Contrato de todo lo que tengamos activo en el software para que se adapte al nuevo modelo de facturación.

Operativa diaria: transferencia de la factura a Verifactu y estados de la factura en iusUp

En lo que podríamos considerar como la operativa diaria del despacho, tras emitir la factura, podemos transmitirla al sistema Verifactu por medio de la activación del flujo de trabajo «Enviar factura – VERIFACTU». Previamente, no obstante, debemos asegurarnos de que una serie de datos se encuentren debidamente cumplimentados, dado que, si falta alguno de ellos, el envío puede fallar o ser rechazado. Los datos que deben estar indicados son: ID de factura, Serie, Contrato, Descripción, Fecha de emisión, País, Nombre fiscal, Tipo de documento, Documento y Dirección de facturación.

Debemos tener en cuenta, antes de activar este flujo de trabajo, los diferentes estados de las facturas que maneja iusUp y en cuáles de ellos se pueden realizar cambios. En total, nuestro software para la gestión de despachos de abogados maneja siete estados de las facturas:

• Borrador. Puede considerarse como una pre factura y es completamente revisable. Sí pueden realizarse cambios.
• Facturada. Incluye el número de factura definitivo y también es revisable. Sí pueden realizarse cambios.
• Liquidada (Opcional). Indica que la factura ha sido cobrada al cliente, pero está pendiente de su envío a Verifactu. No admite cambios.
• Transferida. Este estado nos indica que ha sido correctamente enviada a Verifactu. No admite cambios.
• Transferida – Liquidada. La factura ha sido cobrada después de haber sido envida a Verifactu. No admite cambios.
• Recahazada. La factura no ha sido admitida por el sistema Verifactu. Sí pueden realizarse cambios.
• Anulada. Después de haber sido transferida a Verifactu, se ha llevado a cabo una anulación de la misma. No admite cambios.

En caso de que la factura se transfiera correctamente a Verifactu, el sistema la marcará como «Completada» y su razón para el estado será «Transferida» o «Transferida – Liquidada», en función del estado previo de dicha factura. Para comprobar que haya sido enviada correctamente a la Agencia Tributaria, podemos acceder al enlace que aparece en el campo URL QR.

¿Y si la factura enviada a Verifactu es rechazada por el sistema?

Existen varios motivos por los que Verifactu puede rechazar una factura, como la información fiscal, la estructura del documento o la coherencia de los datos. En líneas lo generales, las causas más habituales de rechazo serían las siguientes:

• Errores en NIF o nombre fiscal. Se debe a la inclusión de datos incorrectos o que no están identificados en el censo de la AEAT.
• Clientes extranjeros. En este caso, debemos asegurarnos de que los campos obligatorios como «Tipo Identificación» o «Código País» deben estar cumplimentados de manera correcta.
• Datos incompletos o mal escritos. Hay que comprobar que los nombres o direcciones que hayamos incluido sean correctos.
• Problemas de numeración. Si existe duplicidad, la secuencia no es consecutiva o la factura está fuera de serie, el sistema puede rechazarla.
• Incoherencias en los datos. Contempla fechas imposibles, importes incorrectos o errores en la estructura del registro.

Si la factura ha sido rechazada, debemos acceder a la sección «Verifactu» dentro de la factura y consultar el campo «Mensaje factura electrónica» para discernir cuál ha sido el problema detectado.

Cómo anular facturas y enviar facturas rectificativas con la integración de Verifactu en iusUp

En el caso de que hayamos enviado una factura por error o que esta contenga fallos graves que la invalidan, como número de factura equivocado , errores en los datos o que hayamos emitido más de una factura por el mismo concepto, podemos proceder a su anulación. Para ello, en este caso, debemos seleccionar el flujo de trabajo «Anular Factura – VERIFACTU». Debemos tener en cuenta, además, que únicamente pueden anularse facturas que hayan sido previamente enviadas y aceptadas, incluso en el caso de que estas contengan errores, por el sistema Verifactu.

Al anular una factura, iusUp actualizará su correspondiente estado a «Anulada» y podrás consultar todos los detalles relacionados con la anulación en la sección «Anulación de factura» de la pestaña «Verifactu».

Gracias a la integración de Verifactu en iusUp también resulta posible, además, enviar una factura rectificativa. En este caso, previamente, debemos comprobar una serie de datos en la pestaña «Facturación» de la sección «Verifactu». Por defecto, el sistema asigna el tipo de factura como «Factura Rectificativa (Error fundado en derecho y Art. 80 Uno Dos y Seis LIVA)» y el tipo de rectificación como «Por sustitución». No obstante, podemos modificar estos valores de acuerdo con las necesidades de la rectificación que vayamos a llevar a cabo.

Una vez llevadas a cabo las modificaciones, en caso de que sean necesarias, lo único que tendremos que hacer será activar el flujo de trabajo «Enviar factura – VERIFACTU» para enviar en este caso nuestra factura rectificativa al sistema.

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