Gestionar documentos relacionados con expedientes sin fricciones
Gestionar documentos relacionados con expedientes sin fricciones es una de las grandes preocupaciones que tienen muchos despachos de abogados. Nuestra solución integral para el sector legal, iusUp, te permite hacerlo de forma ágil y sencilla. A lo largo de este post te explicaremos las opciones que tienes a tu alcance.
Los despachos de abogados manejan mucha documentación. Saber exactamente qué documentos están relacionados con expedientes concretos, evitando duplicidades o extravíos de información, resulta vital. Los profesionales reciben documentos y trabajan con ellos usualmente a través de diferentes soluciones, como, por ejemplo, Outlook, Word, etc. Si se ven obligados a ir alternando estas aplicaciones con el software de gestión que están utilizando en su día a día, ya sea para guardar la información o imputar las horas trabajadas, ahí es donde aparecen fricciones indeseadas. Contar con una solución que permita enlazar el almacenamiento y la gestión del trabajo con la información, tal y como hace iusUp, permite en cambio que todo sea más fluido.
Nuestra solución integral para abogados, gracias a su integración nativa con la tecnología Microsoft y las herramientas de Microsoft 365, ofrece múltiples vías para gestionar los documentos. Por un lado, puedes hacerlo a través de la propia aplicación web de iusUp. Y, también, puedes aprovechar la potencia de los dos complementos que ponemos al alcance de tu mano, especialmente diseñados para trabajar desde Outlook o desde aplicaciones de Office 365 como Word, Excel y PowerPoint, sin perder nunca el foco. Y también, en breve podrás disponer de una app específica para Windows, que te permitirá acceder de forma cómoda a las principales funcionalidades de iusUp. En este post, no obstante, nos centraremos en el complemento para Outlook y el complemento para Office.
Opciones de gestión documental que ofrece el complemento para Outlook de iusUp
A nivel de gestión documental, el complemento para Outlook permite acceder a los documentos y editarlos tanto desde el Expediente con el que estés trabajando como desde el Cliente que estés consultando en ese momento. Además, también cuentas con la posibilidad de renombrar dichos documentos, almacenar una copia en tu propio equipo, para tenerla disponible sin conexión o, incluso, eliminar aquellos que consideres que ya no necesitan ser conservados.
Adjuntar nuevos documentos a los expedientes también es terriblemente sencillo. Simplemente, bastará con que apliques el gesto de arrastrar y soltar tan habitual en Windows. O, dicho de otra manera, puedes actuar como si los copiaras de una carpeta a otra en tu ordenador. También, cómo no, puedes crear una nueva carpeta para almacenar los documentos y mejorar de esta manera su organización. E, incluso, adjuntar cualquier documento a un nuevo correo.
Cómo gestionar documentos relacionados con expedientes con el complemento para Outlook
¿Cómo se accede a un documento relacionado con un expediente? Es muy sencillo. Simplemente, basta con que hagas clic en el icono con forma de clip para poder acceder a toda su documentación relacionada almacenada en SharePoint, dentro de una pestaña denominada «Documentos». Una vez hecho esto, podrás consultar o editar cualquier documento que forme parte de su fondo documental relacionado. Para ello, puedes hacer doble clic sobre el documento o clicar en los tres puntos situados a su izquierda y pulsar en la opción «Abrir». Si quieres descargarlo, deberás pulsar la opción «Descargar», mientras que para renombrarlo o eliminarlo deberás seleccionar «Renombrar» o «Eliminar». Así puedes verlo en la imagen que te mostramos a continuación.
Para agregar un documento a un expediente, tal y como ya hemos comentado, puedes arrastrarlo desde una carpeta de tu ordenador hasta el complemento. O, también, hacer clic en el botón «Cargar». Si lo que quieres es crear una nueva carpeta para almacenar documentación, mientras, tendrás que clicar en el botón «Carpeta» y seguir las instrucciones que te indique el sistema. Para adjuntar un documento a un correo electrónico, deberás pulsar en los tres puntos y seleccionar la opción «Adjuntar al correo». Y, finalmente, si pulsas en el icono situado más a la derecha en la pestaña «Documentos», accederás a la ubicación en SharePoint de los documentos, tal y como puedes ver a continuación.
Bajo estas líneas puedes ver un vídeo explicativo sobre la gestión documental con el complemento para Outlook.
Gestión de documentos relacionados con expedientes con el complemento para Office
La gestión de documentos relacionados con expedientes por medio del complemento para Office es incluso aún más sencilla. Imaginemos, por ejemplo, que estamos redactando un documento de Word para un cliente y queremos almacenarlo como documentación relacionada con un expediente en concreto. Con el complemento abierto, tenemos que seleccionar el expediente con el que vamos a relacionarlo y, acto seguido, hacer clic en el botón «Guardar«, tal y como puedes ver en la imagen que te mostramos a continuación.
En cuanto el sistema haya vinculado el documento con el expediente seleccionado, se abrirá una ventana en el navegador en la que se te mostrará la copia de dicho documento almacenada en SharePoint. Y, si activas el complemento para Office, podrás comprobar cómo, efectivamente, se ha llevado a cabo dicha vinculación, tal y como puedes observar en la imagen que te mostramos bajo estas líneas.
A continuación, si vuelves vuelves a Word y haces clic en el enlace del expediente que puedes encontrar en la ventana del complemento para Office, accederás a la ubicación en SharePoint de la copia del documento. Y, si clicas en el nombre del expediente en la ventana del complemento, accederás a dicho expediente en iusUp, donde podrás comprobar también cómo, efectivamente, el documento se ha vinculado de manera correcta. Así puedes comprobarlo en la imagen que te mostramos a continuación.
Si quieres saber más, puedes echarle un vistazo al siguiente vídeo.
Apúntate al webinar «Gestión documental sin fricciones – Maneja la documentación de forma ágil con iusUp» que hemos preparado para el 24 de febrero
Si quieres saber más acerca de cómo puedes optimizar la gestión de los documentos de tu despacho, apúntate al webinar «Gestión documental sin fricciones – Maneja la documentación de forma ágil con iusUp» que hemos preparado para el próximo 24 de febrero. En él te explicaremos con más detalle los aspectos que ya hemos abordado en este post y te enseñaremos cómo acceder a los documentos directamente desde Word, Excel, PowerPoint, Outlook o Windows, evitando duplicidades y búsquedas manuales gracias a la integración nativa con iusUp.
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A lo largo de este post te hemos comentado las opciones de gestión documental que te ofrecen el complemento para Outlook y el complemento para Office a los que puedes acceder con iusUp. Pero esas son únicamente dos de las múltiples posibilidades que nuestra solución te ofrece en este sentido. Gracias a su integración nativa con las tecnologías Microsoft, puedes optimizar flujos de trabajo, fomentar la colaboración, ajustar el tono, condensar información y transformar ideas en documentos concretos más fácilmente.
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